Уважаемые посетители Официального информационного портала Республики Саха (Якутия)!


Для просмотра актуальной информации, размещаемой органами власти Республики Саха (Якутия), используйте
обновленную версию Официального информационного портала Республики Саха (Якутия)

Согласно п.2 вопроса 3 Протокола совещания Председателя Правительства РС (Я) Чекина Е.А. с главами МО и ГО РС (Я) № Пр-22-П1 от 22 марта 2017 года доступ к административной части старой версии официального информационного портала Республики Саха (Якутия) http://old.sakha.gov.ru закрыт

Уважаемые администраторы сайтов ОМСУ! Создание сайтов на обновленном портале sakha.gov.ru происходит на безвозмездной основе в соответствии с Постановлением Правительства РС(Я) №201 от 14.05.11в порядке описанном в разделе Официальный информационный портал


Техподдержка Портала.
Порядок рассмотрения обращений

      

 

Как оформить запрос и обращение в архивы

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета,  использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18 января 2007 года № 19 запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

тематические запросы;

генеалогические запросы;

запросы социально-правового характера.

Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя

К рассмотрению принимаются запросы и обращения отвечающие следующим требованиям:

  • В запросе или обращении должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.
  • Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.
  • Поля, помеченные звездочкой, обязательны для заполнения.

Запросы, не отвечающие указанным требованиям, не регистрируются, не рассматриваются, ответ на них не дается.

 

Форма для запросов или обращений

 

Подтверждение трудового стажа, заработной платы

ФИО или организация:*

Введите свою фамилию, имя, отчество в именительном падеже - или название организации, если Вы являетесь юридическим лицом

Почтовый адрес с указанием индекса:*

Введите Ваш полный почтовый адрес с указанием индекса (необходим для отправки ответа)

Телефон:*

Электронный адрес (E-mail): *


 

ФИО лица, о котором запрашивается справка:*

Полное наименование организации:*

Введите полное наименование организации, стаж/зарплату в которой Вы хотите подтвердить

Ведомственная подчиненность организации:

Местонахождение организации: *

Период работы:*

Должность:


 

Текст запроса: *

Прошлые обращения:

Укажите, куда Вы уже обращались по данному вопросу

 

 

 

 

 

Подтверждение награждений

ФИО или организация:*

Введите свою фамилию, имя, отчество в именительном падеже - или название организации, если Вы являетесь юридическим лицом

Почтовый адрес с указанием индекса:*

Введите Ваш полный почтовый адрес с указанием индекса (необходим для отправки ответа)

Телефон:*

Электронный адрес (E-mail):*


 

Название награды:*

Дата награждения:*

Решением какого органа произведено:

Место работы (службы) в период награждения:

Кто представил к награде:

Название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность

Текст запроса: *

Прошлые обращения:

Укажите, куда Вы уже обращались по данному вопросу

 

 

 

 

 

Обращения

ФИО или организация:*

Введите свои фамилию, имя и отчество в именительном падеже - или название организации, если вы представляете юридическое лицо

Почтовый адрес с указанием индекса:*

Телефон:*

Электронный адрес (E-mail):*


 

Текст обращения:*

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ   РЕКОМЕНДАЦИИ

по  работе  с  обращениями граждан,

исполнением  социально-правовых запросов

 

 

Настоящие рекомендации устанавливают основные требования к рассмотрению и исполнению обращений граждан в Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее – Комитет).

С обращениями граждан занимается Государственная архивная инспекция и отдел организационно-кадровой и правовой работы, являющиеся структурными подразделениями Комитета. В своей работе с обращениями граждан руководствуются Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ, нормативно-правовыми актами Республики Саха (Якутия) по данному вопросу, Положениями Комитета, структурных подразделений и настоящими рекомендациями.

Сотрудники отделов занимаются учетом, исполнением устных и письменных обращений граждан, поступающих в адрес Комитет государственной архивной службы РС (Я) по вопросам тематического и социально-правового характера.

Сотрудники исполняют запросы граждан в тесном взаимодействии с ГУ «Национальный архив РС (Я), ГУ «Центр документов по личному составу РС (Я),  муниципальными  и ведомственными архивами, с другими учреждениями и организациями.

 

Прием и регистрация поступающих обращений

 

Все запросы, поступившие в архив, регистрируются в течение 3-х дней со дня поступления. По обращениям, не требующим рассмотрения руководства архива, запросы передаются сразу в соответствующие отделы.

При регистрации заявления:

- проставляется дата поступления запроса и входящий номер, название организации (если запрос поступил из организации), Ф.И.О. автора, его адрес и краткое содержание запроса;

- обращение граждан, организаций проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются заявления (жалобы), поступившие от одного и того же лица по одному  и тому же вопросу, которым присваивается номер предыдущего обращения гражданина и дата поступления повторного запроса с присвоением статуса «Контроль»

    Оригиналы различных документов, приложенные к письму, возвращаются заявителю по его адресу, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации запросов.

 

Рассмотрение обращений

 

После регистрации и рассмотрения отдельных обращений руководством архива, запросы передаются под на исполнение Государственной архивной инспекции и распределяются по исполнителям.

На каждое обращение граждан составляется письменный ответ.

Запросы органов государственной власти местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, Комитет рассматривает в первоочередном порядке. Такой же срок устанавливается к депутатским запросам.

При необходимости проведения поисковых работ по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает об этом заявителю.

Срок исполнения запросов по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления в Комитет.

Все сотрудники Комитета, работающие с запросами граждан, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них письменных обращений и документов, к ним приложенных.

При утрате исполнителем письменных обращений организаций и граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководство архива для принятия мер.

При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении запросы остающемуся сотруднику Комитета.

При переводе на другую работу или увольнении исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения Государственной архивной инспекции.

 

Порядок и сроки  исполнения тематических запросов

 

Тематические запросы Комитет передает ГУ «Национальный архив РС (Я)». Архив проводит работу по исполнению тематических запросов в порядке оказания платных услуг ( в т.ч и на основе  договоров) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ согласовываются с заявителем.

В результате проведенных поисковых работ архив направляет заявителям информационные письма, тематические перечни, подборки копий документов, архивные справки. Сопроводительное письмо к ним подписывается руководством архива.

 

Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера

 

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах  гражданского состояния.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. Указываются точное название должности, которую занимал гражданин и период его работы в этой должности.

В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу, используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

В справку для назначения или перерасчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

Размер заработной платы учитывается в справке в соответствии с масштабами цен, действующих в тот период, за который запрашиваются сведения.

Сведения о заработке в справку включаются так, как они изложены в архивных документах архива и приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии сведений об окончании учебного заведения указывается на каком курсе или классе он учился.

В справку о награждении включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденным муниципальным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем  приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий, катастроф, а также в документах обкомов, горкомов, профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих  организаций.

 

Оформление архивных справок, архивных выписок и

архивных копий

 

Архивные справки, архивные выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия».

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является  препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них, оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, включаются в одну справку. Если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основе которых наведена справка.

В конце справки указываются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей дел и листов документов).  Допускается включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные не указываются.  В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.

Архивные справки подписываются руководством архива, исполнителем и заверяется печатью.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии  с которой не  требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением «апостиля», который проставляется руководством Комитета ГАС РС (Я).

При отсутствии  в архиве документов для исполнения запроса на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, и даются необходимые рекомендации куда можно обратиться и т.д.

При  изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк Комитета и архивов не используется.

На обороте каждого листа копии документов проставляются  поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Архивные справки, копии документов, направляемые за рубеж, заверяются гербовой печатью Российской Федерации и подписью руководителя  архива и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Росархив для пересылки заявителю через Консульский департамент МИД России.

 

Выдача подлинных личных документов

 

Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам  или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства Комитета и государственных архивов.

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, брака и др.) (если таковые хранятся в архиве) проводятся по согласованию с органами ЗАГСа.

Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники, имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фото, писем и др. личных документов.

С изымаемых документов, дел делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов  оформляется распиской заявителя, актом об изъятии подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них  паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.

Подлинные документы могут быть высланы гражданам ценным письмом с уведомлением.

Архивные справки, выписки, архивные копии и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

 

 

Порядок исполнения генеалогических запросов

 

Генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций исполняются ГУ «Национальный архив Рс (Я)» в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Информация заявителю предоставляется в форме родословного древа, генеалогической росписи и таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

 

Личный прием граждан

 

Личный прием граждан осуществляет руководитель Комитета, его заместители согласно порядку и времени приема граждан (физических лиц) кроме выходных и праздничных дней.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устного обращения заносится в журнал личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении вопросы не требуют письменного ответа, то ответ на него с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенции архива, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

 

 Комитет в пределах своей компетенции осуществляет контроль за соблюдением  порядка рассмотрения обращений граждан, принимает меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан, проводит анализ поступающих обращений.

 

Формирование дел

 

Письма граждан и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела  в соответствии  с номенклатурой  дел.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года.

Сроки хранения дел

 

- Исторические и тематические  справки, обзоры, подборки по истории организаций – постоянно

- Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические справки) – постоянно

- Обращения граждан, документы по их рассмотрению:

  а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы о серьезных недостатках и злоупотреблениях – постоянно

  б) личного характера – 5 лет ЭПК

- Журналы регистрации – 5 лет

- Журналы учета приема посетителей – 3 года

- Журналы регистрации выдачи архивных справок, копий и выписок – 5 лет

По истечении сроков хранения с указанием «постоянно» в упорядоченном состоянии дела передаются в ГУ «Национальный архив РС (Я)» на дальнейшее постоянное хранение, а временного срока хранения после рассмотрения ЭК уничтожаются по акту.

 

 

 

 

Литература

 

 

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ

Порядок рассмотрения обращений граждан в Отделе письменных и устных обращений граждан (общественной приемной Президента и Правительства РС (Я) Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия)

Положение Комитета государственной архивной службы РС (Я)

Устав ГУ «Национальный архив РС (Я)»

Устав ГУ «Центр документов по личному составу РС (Я)»

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007